اندیشه ورزان و فرهیختگان حوزه روابط عمومی، در بین کارکردهای روابط عمومی، مهمترین  کارکرد روابط عمومی درعصر اطلاعات را ،اطلاع رسانی و ارتباطات، عنوان می کنند.

روابط عمومي مدون و برنامه ريزي شده يكي از ابزارهاي قوي مديريت افكار است. روابط عمومي به عنوان اصلي ترين حلقه ارتباط بين مديران و كاركنان، مسئوليت خطيري در فرآيند دسترسي مديران و افكار جمعي كاركنان دارند.
بدون شك روابط عمومي به عنوان يك «فن» و «هنر» نقش بسزايي در برقراري و تسهيل ارتباط دوسويه بين مديران سازمان و كاركنان دارد، به طوري كه امروزه كمتر سازماني را مي توان يافت كه خود را بي نياز از روابط عمومي بداند و در عين حال موفقيت هاي چشمگيري را در زمينه هاي مورد نظر و تحقق اهداف از پيش تعيين شده به دست آورده باشد.

اما اگر روابط عمومي ها بخواهند تأثير گذار باشند، بايد از همه نظر در «جايگاه» بايسته و شايسته خود قرار داشته  باشند. اگر در رأس اين حوزه مديري لايق، متين و كارآمد وجود داشته باشد، مي تواند با به كار گماري كارگزاراني با مهارت در اين موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازماني باشند. از جمله اموری که روابط عمومی ها باید به آنها توجه داشته باشند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• توجه جدي به افكار همه كاركنان در ايجاد حركت، اصلاح و جريان سازي سالم بدون در نظر گرفتن اميال و رويكردهاي سياسي مخرب كه متأسفانه يكي از معضلات روابط عمومي هاست.
• ارائه مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان كه اين در صورتي محقق خواهد شد كه مدير روابط عمومي بهره اي از علوم مشاوره اي، روانشناسي، علوم تربيتي، جامعه شناسي،  مردم شناسي و ... داشته باشد؛ كه اين موضوع خلأ بزرگي در بسياري از مديران روابط عمومي هاي فعلي است.
• دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.
• حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي ها، خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و ... اين در حالي محقق مي شود كه مدير روابط عمومي خود مبرا از اين مسائل باشد.
• خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال (در حال حاضر بسياري از مديران روابط عمومي كاملاً از موضع انفعالي در مقابل مديران برخوردار مي باشند) .
• تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نكته بايد توجه كرد، كارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حركت كند كه با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين كه با علم رفتار سازماني مأنوس باشد.
• ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان.
• كمك در جذب استعدادهاي درخشان كاركنان يا به عبارتي ايجاد بستري مناسب در جهت بالندگي انديشه كاركنان.
• تقويت ارزش ها و ويژگي هاي مطلوب انساني.
• معرفي الگوهاي آموزشي مناسب درون سازماني و برون سازماني.
• سازماندهي خبري سازمان (تلاش براي اطلاع يابي و اطلاع رساني به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطي).
• تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روشن.
• تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن.
• جهت گيري و جهت دهي شرکت به سوي كارمند محوري.
• همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
• تأكيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازماني.
• تنظيم برنامه مدون و ساليانه براي عمل به شعائر و برگزاري مراسم مذهبي و غيره...
• انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به كاركنان.
• برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي.
• تهيه مقاله هاي علمي در حوزه فعاليت هاي سازمان شرکت و نشر آن در رسانه هاي گروهي.
• معرفي مطلوب مقالات و تحقيقات كاركنان در سطح سازمان یا شرکت .
• انعكاس تجربه هاي موفق كاركنان شرکت.
• چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فراورده هاي سازماني.
• تهيه فيلم براي معرفي شرکت.
• ايجاد برنامه نظام مند همدردي با خانواده هاي شرکت بدون تبعيض قائل شدن.
• تهيه و تنظيم منشور اخلاقي روابط عمومي شرکت.

روابط عمومي تنظيم كننده مديريت ارتباط بين سازمان و كاركنان خواهد بود و به نوعي وظيفه خطير اطلاع رساني و سخنگويي و اعلام مواضع آن سازمان یا شرکت را در سطح جامعه و افكار عمومي برعهده خواهد داشت. اگر مديران مي خواهند هنر مردم داري را تحقق بخشند، لازمه آن به كارگيري مديران روابط عمومي حرفه ای، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراري ارتباط با مخاطبان است.

روابط عمومی ها باید به عنوان سمبل و نماد ارتباط متقابل و احترام به دیگران بعنوان ارزشهای اجتماعی درسارمان بسط دهند.  از دیگر اولویتها که روابط عمومی  ها  باید بدان توجه نمایند فراهم نمودن حضور فعال واحد فعالیت خود در عرصه های جامعه می باشد. دراین قالب برقراری ارتباطات و انتقال اطلاعات دوجانبه اولین اولویت می باشد. اطلاعات باید در یک قالب صحیح ، سریع ، شفاف و واقعی داد و ستد گردد. این آموزه ها باید  از طریق کنفرانس خبری ، تنظیم جلسات نقدو بررسی، انتشار خبرنامه و بطور کلی ابزارهای فرهنگ ساز تدبیر شود.نتیجه اینکه روابط عمومی مانند یک پنجره عمل می کند.در نگاه به بیرون،سازمان می تواندمحیط درحال تغییر را مشاهده کند.در نگاه به درون،ذینفعان در آن محیط می توانند سازمان را ببیند و برای فهم سازمان و تعامل با آن تلاش کنند.همچنین شرکت ها و سازمان ها باید روابط عمومی یا به اصطلاح تفکر روابط عمومی را جزیی از شغل مدیران عملیاتی قرار دهند.

منابع :●سایت راهکار مدیریت ،مطالب مرتبط با روابط عمومی ،مقاله آقای محمد محبی .

• سایت دکتر احمد یحیایی ایله ای .
• روزنامه دنیای اقتصاد ،شماره 3409 صفحه 28 روز یکشنبه مورخ 12 بهمن ماه 1393 .